Как да си измагьосаш време?

Начало / Slider / Как да си измагьосаш време?
Как да си измагьосаш време?

Понякога си мисля, че съм луд.

Имам един приятел, който учи медицина и желае да специализира психиатрия. Ходи на стаж в психиатрични отделения от години вече. Чете, учи се, практикува. Напред е с нещата.

И преди няколко седмици ми обясняваше за разликата между психично заболяване и психично разстройство.

И на моменти си мисля – защо си причинявам това? И то периодично? Трябва да е някакво психично разстройство!

Пишейки тези редове, осъзнавам, че тази статия няма да резонира на всеки. Има хора, които са логични, последователни, рационални. И за тях нищо от това, което ще прочетат нататък, няма да има смисъл. Ще си кажат – ами да, той наистина е луд.

Но аз пиша за Вас, другите.

Драги приятели, съратници в борбата с времето – знам какво ви е! Усещам болката ви. И съм тук, за да ви споделя какъв лек намерих аз за себе си. :)

Този блогпост може да се обобщи накратко по следния начин:

Проблемът – нямам време и съм претрупан от работа.

Решението – планирай и приоритизирай.

Да видим сега защо това работи.

Ето го моят редовен (редовен!) сценарий:

Поемам работа. Често по различни проекти. Поемам различни задачи. И за задачите си има крайни срокове. Разбира се, оставям нещата за последния момент. Знаете как е – днес е 19-и, а задачата трябва да е изпълнена до 28-и. И ти сядаш на 27-и, разбиваш се от работа, но я изпълняваш навреме. С какво качество – това е друг въпрос.

В студентските години беше същото – изпитът е на януари. Преди това 4 месеца не ходим на упражнения и лекции, но затова пък сядаме да учим 3 дни преди изпита. Енергийни напитки, газирано, чипс, захар, кафе. Без сън, сънят е загуба на време. И после, някакси, все пак взимаш изпита.

(ако ти си от тези, които започваха да учат за изпит 3 месеца по-рано, моля те, затвори тази статия още сега)

И така, поел съм работата, натрупва се, защото не я извършвам веднага. Идва Денят (на Страшния съд), когато напиращите крайни срокове се сливат в един лек душевен Ад. И прегаряш.

Защо (и КАК да направим така, че) Планирането да работи?

Може и да е малко контраинтиутивно на пръв поглед. Планирането отнеме време, а когато нямаш време, не искаш да отделяш дефицитно време за нещо различно от изпълнението на въпросните действия.

Обаче се оказва, че Планирането не хаби време. Напротив, ПЕСТИ го!

Честна дума, опитвал съм и знам, че работи. Да не говорим, че ти сваля огромен стрес от ума, по-лесно се фокусираш. И винаги имаш време, ако се появи нещо неочаквано.

Тук искам да отбележа два различни подсценария на синдрома „Имам много работа, а време – никакво!“. Важно е да натъртя, че системата на Планиране, която ще ви покажа, работи и в двата подсценария.

Първият такъв е, когато ножът е опрял до кокал, т.е. крайните срокове чукат на вратата. Трудно е, но системата за планиране помага много и тук.

Вторият сценарий е една идея по-благоприятен. Да кажем, че крайните срокове са налице, но все още имаш достатъчно време. Ако използваш системата в този вариант, ще си направиш живота лек и ще ти е много хубаво.

Но, отново подчертавам, системата работи и в двата случая.

Ето я и нея.

1. Започваме с разписването на всичко, което трябва да се случи. Например, ето един мой списък:

– писане по книгата ми – поне 3 страници

– писане на статия за блог

– насрочване на съдържание за Facebook страница

– отговаряне на имейли

– среща за брейнсторминг с Ясар и Пламен

– писане на текст за реклама

Точно така, това е стандартният, презрян от мнозина, обичан от още повече, добър, стар To Do List. На тази стъпка 1, просто нахвърляме задачите за деня, нищо друго.

ВАЖНО!

Моля ви, не съставяйте списък от 19 задачи за деня, освен ако не е хипер-ултра-крайно наложително! Правил съм ги стотици пъти и НИТО ЕДИН ПЪТ не е сработило! Затова и по-рано споменах – ако започнете с прилагането на тази система, преди да е дошъл Денят на Страшния съд, ще ви е много по-леко и продуктивно.

Хората сме си хора – имаме определен капацитет от енергия и воля, който се изтощава с всяко извършено действие. Това не е случайно, съобразяйвайте се с този факт.

2. След което определяме колко време ще ни отнеме всяка задача. Така моят списък от точка 1 вече изглежда така:

– писане по книгата ми – поне 3 страници – 90 мин

– писане и публикуване на статия за блог – 90 мин

– насрочване на съдържание за Facebook страница – 30 мин

– отговаряне на имейли – 60 мин

– среща за брейнсторминг с Ясар и Пламен – 90 мин

– писане на текстове за реклама – 60 мин

Записваме времето в минути, на всеки ред, срещу всяка задача. И продължаваме със…

3. Приоритизираме! Време е да си отговорим на много важните въпроси – Кое е най-важно? Кое е най-спешно? Кое ще причини най-големи вреди, ако не се случи веднага? Кое ще даде най-добри резултати, ако стартира възможно най-рано? И ето как горният списък еволюира в следното:

– писане по книгата ми – поне 3 страници – 90 мин – A1

– писане и публикуване на статия за блог – 90 мин – A1

– насрочване на съдържание за Facebook страница – 30 мин – A2

– отговаряне на имейли – 60 мин – B1

– среща за брейнсторминг с Ясар и Пламен – 90 мин – A2

– писане на текстове за реклама – 60 мин – B1

Имаме система за приоритизирането. Най-важните неща означаваме с буквичката „A“. А най-важните от най-важните – с индекс 1. Задачите със сила на приоритет А1 са най-важните (или най-спешните) и с тях трябва да започнем деня си. Те не просто трябва да бъдат свършени на всяка цена – те трябва да бъдат свършени на всяка цена възможно най-рано!

Всички други задачи, които означим с А – от А2 нататък, все още са задачи, които трябва задължително да бъдат свършено през този ден. Но да кажем, че можем да ги оставим за по-късна част от деня.

Имаме задачи и с индекси B и дори C.

Тези с B, са важни, но няма да стане нищо фатално, ако ги оставим за друг ден, например за утрешния. Разбира се, възможно е задачите, които днес сме означили с B, но не сме успели да изпълним, утре да бъдат с индекс A (защото вече са крайно належащи).

Задачите с индекс C, ако има такива, спокойно можем (дори трябва) да делегираме на друг. Ако сте собственик на бизнес, съветвам по възможност да делегирате всичко освен задачи А, на служителите си. Ако няма на кого да делегирате… намерете начин.

Сега да преподредим списъка, така че най-важните неща да отидат най-рано през деня.

– писане по книгата ми – поне 3 страници – 90 мин – A1

– писане и публикуване на статия за блог – 90 мин – A1

– среща за брейнсторминг с Ясар и Пламен – 90 мин – A2

– насрочване на съдържание за Facebook страница – 30 мин – B1

– отговаряне на имейли – 60 мин – B1

– писане на текстове за реклама – 60 мин – B1

Както виждате, не се промени кой знае какво, защото по навик, вече като си пиша задачите, пиша най-важните най-горе. Накратко – като писател, за мен е от огромна важност да пиша по книгата си. Така че почвам деня с тази задача. Писането на статия за блога е от огромна важност в дългосрочен план, тъй като чрез тези постове, ние даваме стойност и градим връзка с последователите си. Брейнсторминг сесията с Ясар и Пламен е важна, защото там се раждат най-добрите ни и идеи. Останалите действия, с индекс B, също са важни, но не са толкова приоритетни, колкото първите 3.

4. А сега е време да превърнем този хвърчащ във времето лист със задачи в истински график – план за действие! Кога точно ще изпълним задачите си?

8:15 – 9:45 писане по книгата ми – поне 3 страници – 90 мин – A1

10:00 – 11:30 писане и публикуване на статия за блог – 90 мин – A1

12:30 – 14:00 среща за брейнсторминг с Ясар и Пламен – 90 мин – A2

14:10 – 14:40 насрочване на съдържание за Facebook страница – 30 мин – B1

14:50 – 15:50 отговаряне на имейли – 60 мин – B1

16:00 – 17:00 писане на текстове за реклама – 60 мин – B1

Тук е важно да си оставим буферни периоди. Както в случая съм оставил между 5 и 15 минути между някои задачи. Както и 1 час за обяд и докато стигна до мястото на срещата. Не сме машини и не трябва да гледаме на себе си като на такива, защото това ни докарва голяма част от гореспоменатия стрес. А и винаги излизат непредвидени неща, които ни объркват графика малко или много.

Точно заради непредвидените неща, планираме. Както казва Ясар – планираме, не за да се придържаме на 100% към плана, а за да си позволим да го нарушаваме!

Замислете се, какво би се случило, ако нямаме план? Или написваме само списъка с нахвърляните задачи от стъпка 1?

Ами шансовете са, че ще се хванем да правим най-напред най-лесните задачи. Примерно, в моя случай – да отговоря на мейлите и да насроча съдържание за Facebook страницата. И да кажем, че свършвам това до обяд. След което излиза нещо спешно, което обърква целия остатък от деня… А аз не съм свършил най-важното – да пиша!

Стрес. Напрежение. Гадно е.

Друго е като си знаеш, че основната ти работа е свършена още в началото на деня.

Тази система е базирана на 6-стъпковата система за управление на времето на един от най-великите бизнес консултанти, живели някога – Чет Холмс (Chet Holmes).

Важен елемент на тази система е правилото:

„Пипнеш ли веднъж, не пускай.“

Иначе казано, захванем ли се с една задача, не преминаваш на друга, докато не си приключил започнатата. До голяма степен липсата ни на фокус, се дължи на огромната ни свързаност – смартфони, интернет – прекалено лесно е някой да ти наруши заниманието и да те завлече в нещо съвсем странично, което не е толкова важно или приоритетно за нас самите. А какво да говорим, ако работим в офис с колеги около себе си!

Това правило е малко драстично. Но затова и работи, стига да го следвате.

Започнал съм да пиша и ми звъни телефона? Просто не вдигам. Като си приключа задачата, връщам обаждането разбира се. Идеята не е да се държим като задници, а да бъдем продуктивни.

И така, завършваме деня, като преди да си легнем, си преглеждаме какво сме свършили по Графика за изминалия ден, какво е останало за утре и т.н.

И съставяме графика за новия ден, докато още не е настъпил!

Това е много важна стъпка! Не оставяйте съставянето на графика за деня за сутринта. Направете го още предната вечер, за да го „преспите“.

Честно казано, нямам идея как точно това влияе на мозъка от биологична гледна точка, но съм забелязал, че когато планирам от предната вечер, се събуждам с много по-малко стрес и повече решителност и готовност за действие.

Нека затвърдим системата, като направим едно обобщение:

Предната вечер, преди сън:

1. Списък със задачи

2. Колко време ще ми отнеме всяка?

3. Приоритизирам

4. Кога ще я свърша? (превръщаме в график)

Захванеш ли веднъж задачата, не пускай, докато не е готова.

И ще завърша с любим цитат от Питър Тъла (Peter Turla):

„Нямаш време да планираш? А имаш ли време за губене?“

Успех в прилагането на системата!

Петър Катъров